Руководство пользователя

Пошаговая инструкция для начинающего пользователя. Есть вопросы по работе со Сметтером? Напишите нам!
Руководство пользователя

Сметтер – это удобная программа для совместной работы со сметами, учета расходов, работ, взаиморасчетов.

Сметтер не сложен в работе, его принципы сразу ясны тем, кто работает со сметами. Прочтите это руководство, оно короткое, и содержит некоторые важные детали, полезные для работы.

1. Общий принцип работы Сметтера
В Сметтере вы создаете бюджетную смету (в ценах себестоимости), так же, как в электронной таблице. Отмечаете, какие позиции обозначают работы, материалы, механизмы, доставку. Указываете наценки. На основании бюджетной сметы Сметтер сам создает: - смету для исполнителя работ или бригады. В этой смете указаны только бригадные ставки, без наценки - список материалов, машин для производства закупок и заказа - смету для заказчика, где указана только цена с наценкой. Эти сметы располагаются во вкладках вверху окна. Дальше начинается самое интересное – этими вкладками можно поделиться с коллегами, отправив их на почту или прямо на смартфон через приложение. И эти сметы можно не только просматривать, но и работать с ними – комментировать, отмечать закупленные материалы и выполненные работы, делая это на компьютере или через удобное мобильное приложение. Чтобы поделиться сметой, просто внесите имейл вашего коллеги в поле «поделиться», и ему придет уведомление со ссылкой на смету. Ваши коллеги будут видеть только предназначенные им разделы. Бригадир увидит только бригадные ставки, закупщик – только материалы, заказчик – только его смету. Все изменения, что вы будете вносить в смету, сразу будут отражаться в сметах ваших коллег. Как только заказчик согласует смету, по ней можно начинать работу, то есть отмечать в смете, какой объем работ выполнен, какие материалы заказаны. Эти данные удобно вносить, используя мобильное приложение. Вы сможете видеть всю информацию о ходе работ во вкладке «выполнение», финансовые показатели - в «личном кабинете». ВАЖНО: когда работа выполнена или материал закуплен, необходимо нажать кнопку ГОТОВО рядом с соответствующей строчкой. Почему это важно? Смотрите раздел «Кнопка Готово». В любой момент времени вы можете создать отчет для заказчика. Сметтер сам подсчитает, какой объем работ выполнен, и сделает это в ценах заказчика. Есть разные формы отчетов, подробнее о них в разделе «Отчет для заказчика». По мере получения данных о ходе работ, обновляется состояние ваших денежных расчетов. В личном кабинете вы видите, сколько заказчик должен заплатить за работы, сколько вы должны заплатить бригаде, сколько потрачено на закупки, сколько осталось купить, и прочую важную информацию. После того, как смета будет исполнена, вы сможете отметить ее как выполненную и автоматически составить итоговый отчет для расчетов с заказчиком. Таким образом, Сметтер помогает контролировать стройку, финансы, составлять документы, и освобождает ваше время для более важных дел Более подробные инструкции по каждому действию вы найдете ниже.
2. Составление сметы
Сметы создаются нажатием кнопки «Плюс» вверху окна. Сметы можно объединять в проекты. Список проектов и смет доступен в левом меню. Составляя сметы, необходимо указывать наименование сметной позиции, единицу измерения, количество единиц. Стоимость и суммы Сметтер подсчитает сам. Можно создавать группы, перетягивая сметную позицию вправо. Для группы можно указать единицы измерения и количество. Стоимость за единицу группы работ Сметтер подсчитает автоматически. Группы удобно использовать, когда надо посчитать стоимость сложной работы. Например, если вам необходимо посчитать стоимость монолитного перекрытия в пересчете на кубометр бетона, вы можете создать группу «Монолитное перекрытие», перетащить в эту группу позиции: оплата труда, арматура, бетон, опалубка, и т.п. Сметтер подсчитает, сколько всего будет стоить группа «Монолитное перекрытие». Если вы укажите объем перекрытия, Сметтер вычислит стоимость перекрытия в пересчете на кубометр бетона. Группы и позиции можно перетаскивать вверх и вниз. Группы можно раскрывать и сворачивать. Обязательно следует указывать тип сметной позиции с помощью нажатия на квадратные маркеры слева от строчки сметы: - оплата труда – это стоимость труда рабочих, эти позиции увидит прораб или бригада - материалы – это стоимость материалов - механизмы и аренда – это стоимость подъемных кранов, арендуемых лесов и т.п. - доставка – стоимость расходов по доставке Материалы, механизмы и аренда, доставка – это позиции Сметтер отправит в список закупок. Наценка. Укажите желаемую наценку, и Сметтер посчитает стоимость для заказчика. Наценку можно изменять вручную для каждой позиции. Редактировать наценки можно через Редактор наценок (кнопка в заголовке таблицы). Там можно указать наценки для каждого типа затрат, добавить НДС или другие наценки к общей сумме сметы Таким образом, вы создадите смету, в которой будет посчитана себестоимость и стоимость для заказчика. Данные будут удобно сгруппированы и отсортированы. Это смету можете видеть только вы или те ваши коллеги, которым вы дадите доступ в поле «Ответственный».
3. Как поделиться сметой
Главный принцип Сметтера состоит в том, что со сметами можно работать совместно. Для того, чтобы дать доступ к смете, нажмите на значок «Добавить участника» на соответствующей вкладке. Вкладка Бюджетная смета: вы можете поделиться сметой с вашим коллегой, который тоже получит право редактировать смету и видеть все вкладки. Вкладка Бюджет работ: вы можете поделиться сметой с прорабом, бригадиром, начальником участка, то есть тем, кто отвечает за исполнение работ по смете. Он будет видеть только вкладку Бюджет работ и сможет отмечать выполненные работы. Вкладка Бюджет материалов: вы сможете поделиться сметой с ответственным за закупку материалов. Вкладка Смета заказчика: вы можете поделиться сметой с заказчиком, он увидит только свою вкладку.
4. Согласование сметы с заказчиком
Заказчик не увидит смету, пока вы не добавить его имейл в поле «Заказчик». Чтобы отправить смету на согласование, введите электронную почту заказчика в поле «Заказчик» вкладки «Смета заказчика». Заказчик будет видеть только его вкладку. После отправки заказчику, смета будет обозначена «На согласовании». Заказчик сможет оставить комментарии или согласовать смету. Вам придет извещение об этих действиях. Вы можете внести изменения по комментариям заказчика и повторно отправить смету на согласование. После того, как заказчик согласует смету, она обозначается как «В работе», и в этой смете можно отмечать выполнение работ и закупку материалов. Заказчик будет видеть все согласованные сметы и их стоимость в личном кабинете. После согласования сметы заказчиком, редактировать бюджетную смету уже нельзя. Если заказчик добавит новые или дополнительные работы, их необходимо оформить в виде новой сметы. Если заказчик откажется от каких-то работ или материалов, можно нажать кнопку «отказ от работ» (три точки в конце строки во вкладке «Бюджетная смета» и исключить эту позицию. Если возникнут дополнительные работы, которые вы хотите предъявить к оплате Заказчику, составьте на эти работы отдельную смету. Подробнее о том, как удобно фиксировать допработы смотрите в разделе здесь «Часто задаваемые вопросы» (FAQ)
5. Выполнение сметы
Информацию о том, какие работы выполнены, какие материалы закуплены удобно заносить в Сметтер через мобильные приложения. Исполнитель работ должен отмечать, какие работы выполнены, вносить работы, не предусмотренные бюджетом. По мере выполнения работ, Сметтер будет рассчитывать сумму оплаты труда за работы. Ответственный за закупки должен отмечать, какие материалы и по какой цене куплены, заносить чеки, суммы любых других оплат за материалы, механизмы, аренду, доставку. Сметтер будет рассчитывать потраченные суммы, сверять их с бюджетом и рассчитывать, какие суммы еще необходимо потратить для закупки всех материалов по смете. Общий ход выполнения работ можно видеть на вкладке «выполнение». При наведении указателя мыши на диаграммы выполнения работ можно увидеть подсказки. Финансовая информация по всем сметам отображается в Личном кабинете. Для добавления платежа от заказчика или платежа бригаде за выполненные работы, нажмите кнопку ПЛЮС. При выполнении сметы бывают ситуации, когда вам необходимо выполнить работы или купить материалы, которые не были предусмотрены сметой. Эти материалы и работы можно зафиксировать в разделах «материалы сверх бюджета» и «работы сверх бюджета»
6. Кнопка "Готово"
Если вы выполнили работу или закупили материал согласно строке из сметы, и знаете, что эта строка «выполнена» или «закрыта» полностью, то важно нажать специальную кнопку «ГОТОВО». Кнопка ГОТОВО важна, так как: а) она известит менеджера о том, что сметная позиция «закрыта»; б) Сметтер будет знать, что позиция «закрыта» и учтет это в расчетах и отчетах. Пример: планировалось купить 10 банок краски по 500 р. Закупщик купил 8 штук. Сметтер посчитал, что осталось купить еще 2 банки по 500 р., то есть предстоит потратить еще 1000 р. на краску. Но, оказалось, что для окраски хватило восьми банок. Чтобы в таблице закупок не указывался остаток в виде двух банок краски, следует нажать кнопку «Готово». Тогда и менеджер, и закупщик, и Сметтер будут знать, что больше краски не потребуется. Сметтер учтет это расчетах, менеджер будет видеть, что по краске образовалась экономия и на краску не надо выделять еще 1000 р., а у закупщика краска исчезнет из плана закупок. То же самое – с работами.
7. Отчеты и акты для заказчика
Сметтер автоматически создает отчеты о выполнении работ в ценах заказчика. Существуют два типа отчетов: отчет на основании плана и на основании факта. Отчет на основании плана показывает процент выполнения запланированных сметных позиций. В этот отчет не войдут работы и материалы, закупленные сверх плана. И, наоборот, если вы сэкономили на материалах и работах, эта экономия не перейдет в отчет заказчику. В отчете заказчику на основании плана будет отмечен процент выполнения каждой сметной позиции. При такой форме отчета особенно важно отмечать выполненные сметные позиции кнопкой ГОТОВО. Такой отчет удобен, если вы договорились о твердой цене сметы. Сметтер сам подсчитает процент выполнения по каждой строке сметы. Вы можете скорректировать этот процент вручную. Если вы хотите предъявить к оплате заказчику дополнительные работы и материалы, их необходимо оформить в виде отдельной сметы. Отчет на основании факта показывает, какие работы и материалы выполнены по факту. Отчет включит в себя все работы и материалы сверх бюджета, покажет фактические объемы и цены материалов. Вы можете вручную исключить попадание отдельных работ и материалов в отчет, поставив соответствующую отметку во вкладках «работы сверх бюджета» и «материалы сверх бюджета». Отчет на основании факта удобен, если вы договорились с заказчиком о том, что вы предоставите фактический отчет на основании объема работ и чеков за материалы. Заказчик не увидит отчет, пока вы его не направите ему. Отчет будет обновляться постоянно, вы сможете наблюдать за его изменениями. Но заказчик будет видеть только отправленную ему версию отчета. Для того, чтобы предоставить заказчику очередной отчет, необходимо нажать кнопку «отправить отчет заказчику». При направлении очередного отчета заказчику, информация о взаиморасчетах заказчика с вами будет обновляться в его и вашем личном кабинете.
8. Личный кабинет
Вся финансовая статистика по сметам и проектам доступна в Личном кабинете, раздел Ваши сметы. Подраздел «Мои проекты»: показывает, какую прибыль приносит вам та или иная смета или проект. Договорная цена – это цена заказчика. Бюджет – это ваша себестоимость. Затраты – это сумма, которую вы уже потратили на оплату труда, материалы и прочее. Остаток – это сумма, которую предстоит потратить для завершения работ по смете. Для корректности этой суммы важно наживать кнопку ГОТОВО при «закрытии» сметных позиций. Выполнено – это стоимость выполненных работ в ценах заказчика согласно последнему отправленному отчету. Оплачено – это сумма оплат заказчика по смете. Сальдо – это сколько вам должен заказчик на данный момент. «Прибыль» = разница между «Получено» и «Затраты». Подраздел «Оплата труда» – это сводная таблица по расчетам с исполнителями работ. Подраздел «Закупки» – сводная статистика по выполнению закупок. Раздел «Заказы» появляется, если вы выступаете Заказчиком по какой-то смете. Показывает суммы согласованных смет, статус работ, задолженности по оплатам, протокол оплат по сметам.
9. Завершение работ по смете
Когда все работы по смете выполнены, расчеты завершены, можно отметить смету как «Выполнено», переключив ползунок у названия сметы. Тогда в эту смету уже нельзя будет вносить выполнение, создавать отчеты. Можно только просматривать информацию. Смета будет видна во всех отчетах в личном кабинете. В любой момент можно вернуть вмету в работу и вносить изменения.
10. Печать документов
Сметтер может распечатать смету заказчика в виде приложения к договору, экспортировать бюджетную смету, список работ, акты о приемки выполненных работ в файлы Эксель. Нажмите на значок «три точки» рядом с названием сметы в соответствующей вкладке и выберите пункт меню.
11. Перенос сметы в Сметтер из файла Эксель или другого источника
Создайте новую смету, на вкладке Бюджетная смета нажмите на значок «три точки» рядом с названием сметы и выберите пункт «Импорт из файла csv». Скачайте образец файла. Заполните образец файла данными. Загрузите файл, и ваша смета окажется в Сметтере.
12. Копирование и удаление смет
В списке всех смет в левой части окна нажмите на три точки около названия сметы. В появившемся меню выберите «Копировать смету». Далее выберите проект, в который вы хотите скопировать смету. Удаление смет и проектов осуществляется через то же меню.
Скачать «Руководство пользователя»
Начни прямо сегодня

Нажимая кнопку «Зарегистрироваться», я принимаю Условия обслуживания и Политику конфиденциальности