На момент интервью компания работала на строительном рынке более шести лет, а Александр присоединился к команде примерно за полгода до разговора

Александр Рамазанов – исполнительный директор компании "Федерация Камня". Компании, которая занимается поставкой, изготовлением и монтажом изделий из натурального камня и акрила. Имеет собственное производство в Одинцово и реализовала множество знаковых объектов, в том числе знаменитую "Аквадискотеку".

Для понимания проблематики: в нашей компании был отдельный человек, который вносил все расходы по объектам в Excel-таблицу (паспорта объектов). Таблица состояла из десятка вкладок с названием проектов, внутри вкладок суммы договора, сметный расчет и фактические траты. Единой структуры не было и анализировать было проблематично. Если сотрудник ушел в отпуск или заболел – таблица не ведется и её актуальность теряется. После отпуска несколько дней восстанавливаем данные с расспросами руководителей проектов и бухгалтеров, что произошло в его отсутствие. Нередко встречались не внесенные или ошибочные данные.

Заявки прилетали в WhatsApp и после этого вносились в таблицы. Что-то терялось, что-то дублировалось по несколько раз.

У всех были свои таблицы: у менеджеров по продажам – расчеты КП и сметы, у руководителей проектов – расходы по объекту и взаиморасчеты с подрядчиками, у бухгалтерии – заявки на оплаты и поступления от заказчиков, у склада – наличие и перемещения материалов и инструмента. Каждый заполнял свою таблицу, когда это было удобно: кто-то раз в день, а кто-то и раз в неделю.

Частые ситуации, когда в таблице стоит цифра без комментария и мы собираемся всей командой и вспоминаем, на что она была потрачена и какому подрядчику. Невозможно было точно выяснить фактические расходы на проект – из-за этого плавала маржа.

"Оптимист: стакан на ½ полон
Пессимист: стакан на ½ пуст
Excel: стакан на февраль, 1-е"

А как вам случаи, когда в столбце одни цифры имеют свойство число, а другие – скопированные откуда-то в формате текст еще и с пробелом? При подсчете итога Excel считает только числа и перевод всего массива в цифровой формат не помогает. Естественно, итоги не бьются и нужно все перепроверять.
Точную цифру дебиторской задолженности не знал никто. Стоит ли говорить, что управленческий учёт с такими данными проблематично вести?

Процесс выбора системы (да, я не делал упор в чистом виде на ERP - enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия) был достаточно сложным. Я взял все существующие на рынке предложения и начал отправлять каждому единый перечень запросов по функционалу. Как всегда, хотелось впихнуть в один продукт всё невпихуемое. Кому хочется вести учет в разных приложениях, не синхронизированных друг с другом?

Что я ожидал от системы:

Естественно, чудес не бывает и если хочешь всё везде и сразу, то – плати.

У некоторых систем на сайте был заявлен функционал, но при проверке оказывалось, что он только еще планируется или вовсе заброшен.
На старте работы мне нужно было заслужить бюджет, поэтому выбор пал на уверенного середнячка по функционалу, но явного лидера по цене. Выбирал из наиболее критичных задачи и узких мест в процессах компании. Пробуем Сметтер.

Для продуктов от 1С я указал срок в 3 года – как условный период, в течение которого не предполагается расходов по увеличению количества лицензий и дополнительных модулей. Стоимость доработок в расчет не бралась, там цена может превышать стоимость комплекта в 2 раза.
Так, например, ЦУС готов был дать доступ по фиксированной цене из таблицы выше только для того, чтобы презентовать свои возможности. А так у них стоимость зависит от суммы контракта в процентном выражении.

Желающих взять на себя ответственность по систематизации и упрощению работы – не было. Классический «футбол» от одного специалиста к другому, от одного отдела к третьему.
Первым делом мы подготовили правильную структуру сметы, которая учитывает все расходы и понятна заказчику. Больше никаких: камень – 5 000 руб., монтаж – 5 000 руб., прочие расходы 150 000 руб.

Далее мы собрали все прайсы и перенесли в раздел Расценки, чтобы сметчику и менеджерам на этапе расчета проще было накидывать позиции и из них уже отправлять заказчику готовое оформленное КП.

В теории всё было просто и логично, но менеджеры по привычке снова всё готовили в Excel, а затем переносили в Сметтер. Это не играло в пользу скорости, хоть и есть удобная функция импорта.
Некоторые сотрудники принципиально «бунтовали» и не работали в системе: я не умею, мне в таблице быстрее и т.д.

Но, знаете что? Были несколько человек, кто охотно стал пользоваться и имел от этого профит – его заявки быстро оплачивались, так как было понятно по какому объекту и за что. Он быстрее формировал промежуточные и итоговые акты. Смотря на это всё к нему начала становиться очередь из тех, кто хотел научиться также.
У Сметтер есть прекрасная возможность онлайн обучения персонала именно вашей компании по всему функционалу в рамках их задач. Ну и подробные обучающие ролики и документация помогают.

Теперь мой день начинается не со сбора табличек, а с просмотра списка объектов и аналитики. Я почти завершил многостраничный регламент по взаимодействию между отделами с учетом выработанного опыта.

Excel теперь используется только для составления списков для корпоративных мероприятий.

Нельзя сказать, что Сметтер закрыл все пробелы и узкие места компании. Есть еще много над чем работать и дорабатывать, но я рад, что уже есть определенный фундамент, от которого можно отталкиваться, и приобретенный сотрудниками опыт удобства.

"Excel создан в 1985 году
Люди до 1985 года: *радостные и счастливые* "